Een Excel-lijst, een WhatsApp-groep, een stapel Tikkies en een Facebook-event. Bijna elke reünie begint zo, en bijna elke organisator heeft er halverwege spijt van. Waarom één platform je tijd, geld en stress bespaart.
Het probleem: een reünie is een klein evenementenbedrijf
Een reünie organiseren klinkt simpel: datum prikken, zaal boeken, iedereen uitnodigen. In de praktijk run je een paar maanden lang een klein evenementenbedrijf. Je spoort mensen op die je jaren niet hebt gezien, haalt geld op, beantwoordt steeds dezelfde vragen, houdt een gastenlijst bij en zorgt dat iedereen op de avond zelf naar binnen kan.
De meeste organisatoren doen dat met de middelen die ze al hebben. Dat gaat prima tot de eerste tien aanmeldingen. Daarna ontstaan de scheuren: wie heeft er nou echt betaald? Welke versie van het Excel-bestand is de nieuwste? Is het dieetwensje van Sandra ooit bij de cateraar terechtgekomen?
Mijn Reünie is precies voor dat moment gebouwd. Niet als zoveelste app, maar als de ene plek waar alles samenkomt.
Zes losse tools vs. één platform
Taak
Zelf regelen
Met Mijn Reünie
Uitnodiging & informatie
Facebook-event + losse mails
Eigen reüniewebsite
Aanmelden
Google Form of reacties in de groepsapp
Aanmeldformulier met je eigen vragen
Betalen
Tikkies en overboekingen handmatig controleren
Online betalen, direct op je eigen rekening
Gastenlijst
Excel-bestand dat je zelf bijhoudt
Live gastenlijst die zichzelf bijwerkt
Herinneringen & updates
Mails en berichten copy-pasten
Uitnodigingen en mailings met open-tracking
Aan de deur
Uitgeprinte lijst en een pen
QR-incheck op elke smartphone
Foto's achteraf
Tien verschillende gedeelde albums
Eén album met gezichtsherkenning
Zes redenen waarom organisatoren voor Mijn Reünie kiezen
1. Een reüniewebsite in een paar minuten, zonder webbouwer
De website is het hart van je reünie. Daar vinden gasten de datum, locatie, het programma en de ticketprijzen. En daar begint de voorpret.
Kies een thema dat past bij jouw soort evenement en pas kleuren, foto's en teksten aan met de drag-and-drop-editor.
Voeg een programma, veelgestelde vragen, een locatiekaart en een teller toe die laat zien hoeveel mensen zich al hebben aangemeld.
Koppel gratis je eigen domeinnaam, of gebruik een nette link op ons domein.
Bescherm de site eventueel met een wachtwoord, zodat alleen jullie groep hem kan zien.
2. Aanmelden en betalen in één stap
Hier lopen de meeste zelf-georganiseerde reünies vast: mensen roepen "ik kom!" in de groepsapp, maar betalen nooit. En jij loopt wekenlang achter Tikkies aan.
Gasten melden zich aan en betalen in één flow. Zonder betaling geen ticket, dus je aantallen kloppen altijd.
Het geld komt direct op je eigen Mollie- of Stripe-account. Je hoeft de aanbetaling voor de zaal nooit meer zelf voor te schieten.
Maak meerdere ticketsoorten (bijv. early bird, partner, diner + feest) en extra's zoals consumptiemunten of een T-shirt.
Geen Excel-bestanden meer samenvoegen, opzoeken wie er al betaald heeft of nog een keer naar dieetwensen vragen.
Stel je eigen aanmeldvragen: dieetwensen, klas, examenjaar, leukste herinnering.
Elke aanmelding staat direct in je dashboard, inclusief betaalstatus.
Nodig mede-organisatoren uit met hun eigen rechten, zodat het hele comité met dezelfde lijst werkt.
Exporteer de lijst (CSV, opent in Excel) wanneer je wilt, bijvoorbeeld voor de cateraar of de locatie.
4. Communicatie die echt aankomt
Niet iedereen zit in de WhatsApp-groep, en niet iedereen leest hem. E-mail is nog steeds de betrouwbaarste manier om een groep te bereiken die elkaar jaren niet heeft gezien.
Verstuur uitnodigingen en updates vanuit het dashboard, in de stijl van je reünie.
Zie wie je uitnodiging heeft geopend en wie zich al heeft aangemeld.
Volg alleen op bij wie zich nog niet heeft aangemeld, in plaats van iedereen opnieuw te berichten.
5. Op de dag zelf: rust aan de deur, sfeer in de zaal
Als organisator wil je ook zelf van het feest genieten, in plaats van de hele avond met een lijst achter een tafeltje te staan.
Elke gast krijgt een ticket met QR-code. Scannen kan met elke smartphone, dus meerdere vrijwilligers kunnen tegelijk inchecken.
Zie live hoeveel mensen er al binnen zijn.
Zet de LiveWall op een groot scherm: gasten delen foto's en berichtjes die direct in de zaal verschijnen.
6. Daarna: alle foto's bij elkaar, en een reden om elkaar weer te zien
De reünie is niet voorbij als het licht aangaat. Juist dan begint iedereen te vragen: "Wie heeft de foto's?"
Verzamel alle foto's in één album; gasten kunnen ook hun eigen foto's toevoegen.
Met gezichtsherkenning vinden gasten met één selfie de foto's waar ze zelf op staan.
Na afloop schakelt de site automatisch naar een 'afgelopen'-stand, waar gasten zich kunnen aanmelden voor de volgende editie.
Privacy: je werkt met gegevens van anderen
Je vergeet het snel, maar een reünie-gastenlijst staat vol persoonsgegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, soms dieet- of medische informatie. Een Excel-bestand dat rondgemaild wordt binnen het comité is daar geen veilige plek voor.
In Mijn Reünie bepalen gasten zelf of ze op de openbare gastenlijst staan en of anderen contact met ze mogen opnemen. Gegevens worden veilig opgeslagen en niet eindeloos bewaard. Lees meer in ons artikel over AVG-proof reüniegegevens bewaren.
Wat kost het?
Minder dan je denkt. Een reünie aanmaken, de website bouwen, de gastenlijst beheren en gasten inchecken is gratis. Voor betaalde tickets geldt een klein, vast bedrag aan servicekosten per ticket. Jij bepaalt of de gast dat bovenop de prijs betaalt of dat je het in de ticketprijs verwerkt. Gratis tickets kosten nooit iets.
Eerlijk is eerlijk: niet elk weerzien heeft een platform nodig. Met acht oud-klasgenoten een borrel in het café om de hoek, iedereen betaalt zijn eigen drankje? Dan volstaat een groepsapp prima.
Mijn Reünie wordt de moeite waard zodra één van deze dingen geldt:
Je verwacht meer dan zo'n 25 gasten.
Gasten moeten vooraf betalen (voor de zaal, catering of drankjes).
Je hebt nog niet van iedereen de contactgegevens en moet mensen opsporen.
Je organiseert met een comité in plaats van alleen.
Je wilt dat gasten zien wie er nog meer komt. Dat is de grootste reden waarom mensen zich aanmelden.
