Checklist5 minuten leestijd

Checklist reünie organiseren: 20 stappen voor een geslaagde avond

Een reünie organiseer je in vijf fasen: locatie boeken (6 maanden van tevoren), oud-deelnemers traceren en ticketverkoop starten (3–4 maanden), catering en programma bevestigen (1–2 maanden), herinnering sturen (de week voor de datum) en daarna nabehandeling met fotoalbum. Deze checklist van 20 stappen leidt je door elke fase heen.

Reunion planning checklist

16 maanden van tevoren

Stel een organisatiecommissie samen (3–5 mensen)
Prik een datum en controleer of er geen conflicten zijn (vakantie, andere grote evenementen)
Maak een grove schatting van het aantal gasten
Zoek en boek een geschikte locatie
Maak je reüniewebsite aan (bijv. via Mijn Reünie)

23–4 maanden van tevoren

Start met het zoeken naar oud-deelnemers (LinkedIn, Facebook, via school)
Stel de aanmeldpagina en ticketverkoop in op je website
Verstuur de eerste uitnodiging via e-mail en WhatsApp
Verspreid de aanmeldlink via sociale media
Stuur herinneringsberichten naar mensen die nog niet hebben gereageerd

31–2 maanden van tevoren

Bevestig de locatie op basis van het aantal aanmeldingen
Regel catering (buffet, diner of drankpakketten)
Stel het programma op en publiceer dit op de website
Maak fotoalbums aan met foto's van vroeger
Stuur een nieuwsbericht aan alle aangemelde gasten met praktische info

4De week ervoor

Stuur een herinnering naar alle aangemelden met dag, tijd en locatie
Test de LiveWall en de check-in app
Zorg voor een grote QR-code print voor de LiveWall
Controleer de betalingen en stuur eventuele herinneringen naar onbetaalde tickets

5Na het evenement

Deel het gedeelde fotoalbum via een nieuwsbericht op de website
Stuur een bedankmail naar alle aanwezigen

Extra tips van ervaren organisatoren

Zet een vroege aanmelddeadline ('aanmelden vóór 1 mei') — dat schept urgentie en geeft je eerder duidelijkheid over het aantal gasten.

Maak een apart WhatsApp-groepje voor mensen die al zijn aangemeld. Dat houdt de spanning erin en zorgt voor extra engagement.

Verstuur de uitnodiging op een dinsdagmiddag — onderzoek wijst uit dat e-mails dan het vaakst worden geopend.

Plan minimaal 1,5 uur 'vrij programma'. Mensen willen bijkletsen — dat is het doel van de avond.

Zorg voor een naambordje bij de ingang (optioneel: met een foto van vroeger). Dat breekt het ijs enorm.

Start met stap 1

Maak je reüniewebsite aan bij Mijn Reünie. Binnen 5 minuten heb je een eigen aanmeldpagina, ticketverkoop en LiveWall.

Maak je reünie

Gratis tools

Draaiboek template

Invullen & afdrukken

Budgetcalculator

Bereken je reüniekosten

Meer lezen

Complete gids: een reünie organiseren Schoolreünie organiseren: de complete gids Hoeveel kost een reünie organiseren?