Privacyverklaring

1. Inleiding

Mijn Reünie (onderdeel van Kik Labs) hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we omgaan met de gegevens die we verzamelen wanneer u gebruikmaakt van ons platform.

Deze verklaring is van toepassing op alle diensten van Mijn Reünie en vervangt eventuele eerdere versies. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

2. Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk voor het functioneren van het platform en het organiseren van evenementen:

• Organisatoren: Naam, e-mailadres, telefoonnummer en accountgegevens.
• Inloggen via Google of LinkedIn: Wanneer u kiest voor 'Doorgaan met Google' of 'Doorgaan met LinkedIn', ontvangen wij van de betreffende aanbieder uw naam, e-mailadres en (bij Google) profielfoto-URL. Wij gebruiken deze uitsluitend voor het aanmaken of herkennen van uw account. Uw wachtwoord bij Google of LinkedIn is op geen enkel moment voor ons zichtbaar.
• Gasten: Naam, e-mailadres, ticketkeuze en antwoorden op specifieke vragen van de organisator.
• Media: Foto's en berichten die worden geüpload naar de Livewall of gedeelde albums.
• Biometrische gegevens: Wanneer u de optionele functie voor het zoeken van foto's met gezichtsherkenning gebruikt, wordt een numerieke weergave (embedding) van gezichten verwerkt. Zie sectie 6 voor uitleg over hoe dit werkt en welke waarborgen wij hanteren.
• Affiliate- en verwijsgegevens: Wanneer u deelneemt aan ons affiliateprogramma verwerken wij uw verwijscode, de aangebrachte aanmeldingen, opgebouwde commissies en de gegevens die nodig zijn om uw uitbetaling te verrichten.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem, tijdstip van toegang en bezochte pagina's. Deze gegevens worden automatisch vastgelegd bij elk bezoek aan het platform en zijn noodzakelijk voor de beveiliging en technische werking van de dienst.

Bovenstaande opsomming is niet uitputtend. In specifieke situaties — zoals bij het afhandelen van een klacht, het verlenen van technische ondersteuning of het nakomen van een wettelijke verplichting — kunnen aanvullende persoonsgegevens worden verwerkt. Dit sluit niet uit dat wij in die gevallen ook andere gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel, mits dit in overeenstemming is met de AVG.

3. Doel van de verwerking

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden, maar dit sluit niet uit dat aanvullende verwerking plaatsvindt op een andere grondslag als bedoeld in artikel 6 AVG:

• Het mogelijk maken van het organiseren van een evenement.
• Het verwerken van ticketbetalingen (via Mollie of Stripe).
• Het versturen van tickets en belangrijke updates over het evenement.
• Het tonen van content op de Livewall tijdens het evenement.
• Het aanbieden van de optionele fotozoekfunctie met gezichtsherkenning, zodat gasten snel foto's van zichzelf kunnen terugvinden (zie sectie 6).
• Het uitvoeren van ons affiliateprogramma, waaronder het toekennen en uitbetalen van commissies.
• Het ondersteunen van de organisator via de AI-assistent in het dashboard (optioneel, zie sectie 9).
• Het beveiligen van het platform en het detecteren en voorkomen van fraude of misbruik.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder belasting- en boekhoudkundige bewaarplichten.

4. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst: Het verwerken van gegevens die noodzakelijk zijn om onze dienst te kunnen leveren, zoals uw accountgegevens, ticketbetalingen en het versturen van bevestigingen.
• Gerechtvaardigd belang: Voor doeleinden zoals beveiliging van het platform, het voorkomen van fraude en het verbeteren van onze dienstverlening, voor zover uw belangen daarbij niet zwaarder wegen.
• Uitdrukkelijke toestemming: Voor het verwerken van biometrische gegevens in het kader van de fotozoekfunctie (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Deze functie is optioneel en wordt uitsluitend op uw eigen initiatief gestart.
• Toestemming: Voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (analytics, heatmaps, live chat) vragen wij uw voorafgaande toestemming. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken via de cookieinstellingen onderaan de pagina.

5. Rolverdeling: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Kik Labs treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanbieden van het platform, zoals accountgegevens van organisatoren.

Voor de inhoud die organisatoren verzamelen via hun evenement — zoals antwoorden van gasten op specifieke vragen, geüploade foto's, berichten op de Livewall en biometrische gegevens uit de fotozoekfunctie — is de organisator de verwerkingsverantwoordelijke. Kik Labs verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de organisator en handelt daarin als verwerker. Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor een rechtmatige grondslag voor het verzamelen van deze gegevens.

Op grond van AVG artikel 28 is voor deze verwerking een verwerkersovereenkomst (DPA) vereist. Organisatoren die een formele DPA willen sluiten, kunnen contact opnemen via hallo@mijnreunie.nl. De bepalingen in onze algemene voorwaarden omtrent gegevensverwerking gelden als minimumkader totdat een afzonderlijke DPA is overeengekomen.

6. Gezichtsherkenning en biometrische gegevens

Ons platform biedt een optionele functie waarmee een gast een selfie kan uploaden of een foto kan maken om zichzelf terug te vinden op de foto's van een reünie. Voor deze functie verwerken wij biometrische gegevens. Omdat dit een bijzondere categorie persoonsgegevens is (artikel 9 AVG), gelden hiervoor extra waarborgen.

• Verwerking in uw eigen browser: De gezichtsanalyse waarbij een numerieke weergave (een 'embedding') van een gezicht wordt berekend, vindt lokaal in uw eigen browser plaats. De selfie die u uploadt om te zoeken, wordt niet naar onze servers verstuurd.
• Wat wij opslaan: Om album-foto's doorzoekbaar te maken, wordt per herkend gezicht een numerieke embedding berekend en opgeslagen. Uit deze embedding kan de oorspronkelijke foto niet worden gereconstrueerd; hij dient uitsluitend om gezichten met elkaar te kunnen vergelijken.
• Grondslag: Wij verwerken deze gegevens uitsluitend op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). De functie is optioneel; de organisator kan deze bovendien voor de gehele reünie uitschakelen.
• Doelbinding: Wij gebruiken gezichtsherkenning uitsluitend voor het terugvinden van foto's binnen dezelfde reünie. Wij zetten deze gegevens nooit in voor tracking, advertenties, profilering of het identificeren van personen buiten deze context.
• Bewaartermijn: Biometrische embeddings worden samen met de overige reüniegegevens verwijderd (zie sectie 8 voor de bewaartermijn) of eerder op verzoek.

7. Cookies en lokale opslag

Wij maken gebruik van cookies en lokale opslag. Bij uw eerste bezoek vragen wij via een cookiebanner om uw toestemming. Hieronder leggen we uit welke cookies wij gebruiken en waarvoor.

Noodzakelijke cookies (altijd actief)

Deze cookies zijn strikt noodzakelijk voor het functioneren van het platform en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische en functionele cookies (optioneel)

Wanneer u 'Alle cookies accepteren' kiest, worden onderstaande cookies geplaatst. Deze helpen ons begrijpen hoe bezoekers het platform gebruiken, waar we verbeteringen kunnen doorvoeren en bieden een live chat-functie voor ondersteuning.

Cookievoorkeuren wijzigen

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de link 'Cookie-instellingen' onderaan elke pagina, of door op onderstaande knop te klikken.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren verschillende categorieën gegevens voor de volgende termijnen:

• Reüniegegevens (gastenlijsten, foto's, Livewall-berichten en biometrische embeddings): automatisch permanent verwijderd één jaar na de laatste activiteit op de reünie. 30 dagen vóór verwijdering ontvangt de organisator een herinneringsmail met de mogelijkheid de bewaartermijn te verlengen.
• Accountgegevens: bewaard zolang het account actief is; binnen 60 dagen verwijderd na accountverwijdering.
• Financiële en facturatiegegevens (waaronder affiliate-uitbetalingen): 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht.
• Analytische gegevens: conform de bewaartermijnen van de desbetreffende serviceprovider (zie cookietabel in sectie 7).

9. Delen met derden

Wij delen uw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor de uitvoering van onze diensten maken wij gebruik van onderstaande vertrouwde subverwerkers. Deze lijst is indicatief en niet uitputtend; wij behouden ons het recht voor nieuwe subverwerkers in te schakelen of bestaande te vervangen, mits dit geschiedt conform de vereisten van artikel 28 AVG. Bij wijzigingen in deze lijst informeren wij actieve gebruikers tijdig.

• Eigen infrastructuur (EU): Onze database, API en accountgegevens draaien op onze eigen beveiligde servers binnen de Europese Unie.
• Cloudflare: Voor de opslag van media (foto's) en voor beveiliging en contentlevering (CDN).
• Vercel: Voor het hosten van de website-frontend en voor geanonimiseerde prestatiestatistieken (VS).
• Mollie: Voor het veilig verwerken van betalingen (Nederland/EU).
• Stripe: Voor het veilig verwerken van betalingen voor organisatoren die geen gebruik maken van Mollie (EU/VS).
• ZeptoMail (Zoho): Voor het versturen van e-mails, via EU-servers.
• Sentry: Voor foutmonitoring en het bewaken van de technische stabiliteit van het platform, via EU-servers.
• OpenAI: Voor de AI-assistent in het dashboard en de optionele AI-moderatie van Livewall-content. Wanneer een organisator de AI-assistent gebruikt, worden chatberichten en evenement-instellingen (naam, datum, tickets, programma, nieuwsberichten en geaggregeerde inschrijvingsaantallen) doorgestuurd naar de API van OpenAI (VS). Persoonsgegevens van individuele gasten worden niet gedeeld met OpenAI. OpenAI gebruikt API-gegevens standaard niet voor het trainen van modellen. Gebruik van de AI-assistent is optioneel.
• Google: Voor authenticatie via 'Inloggen met Google' (Google Identity) en voor het verzamelen van geanonimiseerde gebruiksstatistieken (Google Analytics). Bij gebruik van Google-login verwerkt Google uw basisprofielgegevens conform hun privacybeleid.
• LinkedIn (Microsoft): Voor authenticatie via 'Inloggen met LinkedIn'. Bij gebruik hiervan verwerkt LinkedIn uw basisprofielgegevens conform hun privacybeleid.
• Microsoft: Voor heatmaps en sessie-analyse (Microsoft Clarity). Alleen bij toestemming.

Het inschakelen van een subverwerker ontheft Kik Labs niet van haar verplichtingen als (sub)verwerker. Kik Labs ziet erop toe dat iedere subverwerker minimaal gelijkwaardige waarborgen biedt als bepaald in deze verklaring en de toepasselijke AVG-vereisten.

10. Internationale doorgifte

Enkele van onze serviceproviders zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Voor de doorgifte van persoonsgegevens naar deze landen maken wij gebruik van passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (SCCs) of het EU-VS Data Privacy Framework:

• OpenAI (VS) — AI-assistent en AI-moderatie (alleen wanneer de organisator deze functies actief gebruikt)
• Stripe (VS) — betalingsverwerking (alleen voor organisatoren die Stripe gebruiken)
• Vercel (VS) — hosting van de website-frontend en geanonimiseerde prestatiestatistieken
• Google Identity / OAuth (VS) — authenticatie via 'Inloggen met Google'
• LinkedIn / Microsoft (VS) — authenticatie via 'Inloggen met LinkedIn'
• Google Analytics (VS) — gebruiksstatistieken (alleen bij toestemming)
• Microsoft Clarity (VS) — heatmaps en sessie-analyse (alleen bij toestemming)

De gezichtsanalyse voor de fotozoekfunctie vindt lokaal in uw browser plaats en de resulterende gegevens worden opgeslagen binnen de EU; hierbij vindt geen doorgifte buiten de EER plaats.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Correctie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen.
• Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming: Waar wij verwerken op basis van (uitdrukkelijke) toestemming — zoals bij biometrische gegevens en niet-noodzakelijke cookies — kunt u deze toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Overdraagbaarheid: U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen.

Neem hiervoor contact op via hallo@mijnreunie.nl.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Contact

Vragen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan:
Kik Labs
KvK-nummer: 42085119
E-mail: hallo@mijnreunie.nl
Telefoon: +31 6 44 81 00 39