Privacy bij het organiseren van een reünie
Als commissieleden e-mailadressen, telefoonnummers en foto's bijhouden in losse Excel-bestanden of mappen, worden privacyrisico's groter. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag je persoonsgegevens niet zomaar voor onbepaalde tijd bewaren zonder doel of toestemming.
Bij Mijn Reünie worden privacyregels automatisch verwerkt in de backend, zodat de gegevens van je gasten voor, tijdens en na het evenement goed beschermd zijn.
1. Bewaartermijnen & Gegevens schonen
Oude bestanden met contactgegevens van eerdere edities worden netjes opgeruimd:
- Bewaartermijn: Inactieve of afgelopen reünies vallen onder een vaste bewaartermijn op basis van de laatste activiteit.
- Tijdige meldingen: Organisatoren krijgen vooraf een waarschuwingsmail om de gegevens te exporteren of de termijn te verlengen bij een vervolgeditie.
- Volledig wissen: Na afloop van de termijn wist onze schoningsservice alle persoonsgegevens, LiveWall-berichten en geüploade foto's van de server.
2. Post-event consent e-mails
Als je gasten bij een volgend jubileum over 5 of 10 jaar opnieuw wilt benaderen, heb je toestemming nodig.
- Consent-vraag: Korte tijd na het evenement ontvangen gasten een e-mail met de vraag of hun gegevens bewaard mogen blijven voor een volgende editie.
- Strikte opt-in: Geeft een gast geen toestemming, dan worden de contactgegevens automatisch gewist zodra de bewaartermijn afloopt.
3. Anonieme fotoherkenning & Geïsoleerde opslag
Bescherming van foto's en strikte gegevensscheiding zijn ingebouwd in het systeem:
- Anonieme fotoherkenning: Bij fotoherkenning zet het systeem een selfie om in een tijdelijke anonieme getallenreeks in onze eigen beveiligde database. Gezichtsgegevens worden niet verkocht of gebruikt voor externe AI-modellen.
- Afwijzen: Gasten kunnen foto-matches afwijzen en hun gegevens of profiel direct laten verwijderen.
- Geïsoleerde opslag: De gegevens van jouw reünie zijn op databaseniveau strikt gescheiden van andere organisaties of scholen. Zo kunnen gegevens nooit tussen evenementen mengen.
AVG-proof organiseren zonder extra administratie
Door bewaartermijnen en toestemmingen automatisch af te handelen, kun je als organisatie met een gerust hart plannen zonder handmatig losse lijsten bij te houden.