Stap 1: Stel een commissie samen
Een schoolreünie organiseer je zelden alleen. Zoek 3 tot 5 enthousiaste oud-klasgenoten die mee willen helpen. Verdeel de rollen: één persoon regelt de locatie, een ander de communicatie, en iemand anders de ticketverkoop. Een WhatsApp-groepje voor het commissie is voldoende om te starten.
Tip: kies mensen die nog een breed netwerk hebben in de klas. Zij kunnen ook helpen bij het traceren van oud-klasgenoten die moeilijk te vinden zijn.
Stap 2: Prik een datum — minimaal 6 maanden van tevoren
Hoe eerder je een datum prikt, hoe beter. Mensen hebben drukke agenda's — zeker als er kinderen in het spel zijn. Een vrijdagavond of zaterdagavond werkt het beste. Vermijd schoolvakanties en grote feestdagen. Met een datum van 6 maanden van tevoren geef je mensen genoeg tijd om het in te plannen.
Stel een online aanmeldformulier open zodra je de datum hebt. Zo weet je snel of er voldoende interesse is, en kun je de locatie boeken op basis van het verwachte aantal gasten.
Stap 3: Maak een eigen website voor de reünie
De tijden van een WhatsApp-groep met losse documenten zijn voorbij. Met een tool als MijnReunie.nl maak je in 5 minuten een eigen website voor jullie schoolreünie. Je kiest een webadres (zoals reunie-klas1998.mijnreunie.nl), vult de basisgegevens in, en stuurt de link naar de klas.
Op die website kunnen oud-klasgenoten:
- Zich aanmelden met naam en e-mailadres
- Tickets kopen via iDEAL of Bancontact
- Het programma en de locatiegegevens bekijken
- Foto's van vroeger bekijken in de fotoalbums
Stap 4: Zoek de oud-klasgenoten op
Dit is vaak het lastigste deel. Gebruik LinkedIn — dat is veruit het meest effectieve platform om mensen terug te vinden. Zoek op naam en de naam van de school. Facebook kan ook helpen, maar is minder betrouwbaar.
Andere manieren om mensen te bereiken:
- Via de oude school — sommige scholen hebben een alumninetwerk
- Via ouders die nog in contact zijn met andere ouders
- Via mensen die je wel hebt gevonden: zij kennen weer anderen
Stel een Google Spreadsheet in met alle namen, zodat je kunt bijhouden wie je al hebt bereikt en wie nog niet. Zodra je een aanmeldlink hebt, stuur die dan ook via LinkedIn — mensen zien dat snel.
Stap 5: Boek de locatie
De locatie hangt af van het aantal deelnemers. Een handige vuistregel:
- Tot 30 mensen: een privézaal in een restaurant of café
- 30–80 mensen: een zalencentrum, partycentrum of grote horecazaak
- Meer dan 80 mensen: een evenementenlocatie of feestlocatie
Vraag altijd of er een minimum besteding is, hoe het zit met het meebrengrecht (drank), en of er av-apparatuur aanwezig is (handig voor de LiveWall). Boek zo vroeg mogelijk — goede locaties op populaire avonden zijn snel vol.
Stap 6: Regel de ticketverkoop
Ticketverkoop via een online platform is veel efficiënter dan facturen sturen of geld inzamelen via overboeking. Met MijnReunie.nl verkoopt je tickets via iDEAL of Bancontact. Het geld komt rechtstreeks op jouw rekening. Elke koper ontvangt automatisch een bevestigingsmail met het ticket.
Bepaal de ticketprijs op basis van de locatiekosten en de catering. Een all-in prijs (inclusief borrel en buffet) werkt vaak beter dan later bijbetalen — mensen weten vooraf precies waar ze aan toe zijn.
Stap 7: Plan het programma
Een avond zonder structuur kan ongemakkelijk worden. Maak een globaal programma:
- 18:00 – 19:00: Ontvangst met borrel
- 19:00 – 20:00: Diner of buffet
- 20:00 – 21:00: Presentaties, filmpjes, quiz
- 21:00 – 23:00: Vrij programma, dansen, nalpraten
Een reünievragenlijst is een leuk programmaonderdeel. Stuur de vragenlijst van tevoren via de website (waar woon je nu, wat doe je, ben je getrouwd?), en bespreek de antwoorden op de avond. Altijd goed voor gelach.
Stap 8: Gebruik de LiveWall op de avond
De LiveWall is een interactief scherm waarop foto's en berichten van gasten live verschijnen. Gasten uploaden een foto via een QR-code met hun telefoon. Dat geeft de avond direct een interactieve sfeer — ook ouderen snappen het snel.
Zet de LiveWall op een groot scherm of projector. Maak de QR-code groot genoeg (A3 formaat op tafel of op een bord bij de ingang). Moedig gasten aan om foto's van vroeger te uploaden — dat geeft het meeste nostalgie-effect.
Stap 9: Check-in bij de deur
Met een check-in app scan je tickets bij de ingang. Zo weet je precies wie er is binnengekomen en wie nog niet. Geen lijstjes, geen handmatig aftekenen. De check-in app van MijnReunie.nl werkt op elke smartphone — je hoeft niets te installeren.
Stap 10: Deel de herinneringen achteraf
Na de avond wil iedereen de foto's. Met MijnReunie.nl maak je een gedeeld fotoalbum waar gasten zelf foto's aan kunnen toevoegen. Stuur de link via een nieuwsbericht op de website naar alle aangemelde gasten. Een mooie afsluiting van een bijzondere avond.
Samenvatting: wat je nodig hebt
- Een commissie van 3–5 mensen
- Een datum minimaal 6 maanden van tevoren
- Een eigen website (zoals MijnReunie.nl)
- Ticketverkoop via iDEAL
- Een passende locatie
- Een programma met structuur
- Een LiveWall op het grote scherm